Les jeunes leaders mondiaux de Special Olympics utilisent Microsoft Teams pour créer une communauté mondiale et façonner l'avenir.

Le 30 Janvier 2021

Lorsque Grace, athlète des Jeux olympiques spéciaux et responsable mondiale de la jeunesse en Nouvelle-Zélande, a appris qu’une de ses amies avait dû manquer une compétition très attendue en raison de problèmes de transport, elle a décidé de participer à la création d’une application permettant d’éviter que d’autres athlètes ne soient confrontés à des problèmes similaires. Elle s’est associée à Jack, un autre jeune leader mondial, et le duo s’est mis au travail sur leur projet conçu pour mettre en relation les athlètes des Jeux olympiques spéciaux avec les moyens de transport. Et, lorsque COVID-19 a menacé de bloquer l’élan du projet, le duo s’est rapidement tourné vers Microsoft Teams pour collaborer et continuer à développer leur application, s’assurant que leur initiative inclusive ne manquait pas de souffle.

Depuis 50 ans, Special Olympics se fait le champion de l’intégration par le sport, en proposant toute l’année un entraînement athlétique et en organisant des compétitions sportives pour les personnes souffrant de déficiences intellectuelles. Dans 200 pays sur tous les continents, le réseau de l’organisation, qui compte plus d’un million de bénévoles, travaille sans relâche à la construction d’un monde plus inclusif. À l’avant-garde de ce mouvement, les jeunes leaders mondiaux d’Olympiques spéciaux, avec ou sans déficience intellectuelle, donnent vie à la vision d’un monde inclusif dans leurs écoles et leurs communautés. Les jeunes leaders mondiaux comme Grace et Jack constituent un groupe mondial d’agents de changement dynamiques. Aujourd’hui, ces jeunes défenseurs utilisent Microsoft Teams pour communiquer avec leurs pairs et contribuer à façonner l’avenir de leurs communautés.

» Special Olympics est un mouvement qui s’attache à rassembler les gens « , explique Kaitlyn Hamrick, responsable senior du programme mondial pour la jeunesse chez Special Olympics. « Nos jeunes leaders mondiaux sont habilités à se connecter avec leurs pairs du monde entier et à apporter des changements dans leurs communautés, et beaucoup d’entre eux utilisent Microsoft Teams pour y parvenir. »

La collaboration mondiale aide un mouvement à prendre de l’ampleur


Pour Special Olympics, la collaboration mondiale n’a rien de nouveau, mais la façon dont les jeunes leaders du monde entier travaillent ensemble s’est transformée en même temps que leurs nouveaux outils numériques. Aujourd’hui, les outils de collaboration numériques viennent compléter les réunions en personne que Special Olympics a organisées pendant la majeure partie de son histoire. Teams s’est avéré adapté au programme mondial de leadership des jeunes, en partie parce qu’il pouvait aider à connecter un réseau géographiquement dispersé de jeunes leaders mondiaux dans une grande variété de langues et de situations technologiques. Désormais, les responsables mondiaux de la jeunesse peuvent utiliser Teams pour collaborer et élaborer leurs initiatives dans un espace numérique inclusif et hautement sécurisé. Des réunions vidéo au chat en passant par le partage de fichiers, les participants situés dans des fuseaux horaires différents peuvent toujours trouver un moyen de contribuer à la discussion. « Les responsables de la jeunesse du monde entier utilisent Teams pour créer une communauté », déclare M. Hamrick.

Pour Catalina, leader mondial de la jeunesse de Special Olympics Argentina, son engagement dans l’organisation a créé un sens de l’objectif et une nouvelle perspective. « Special Olympics a changé ma vie, parce qu’il m’a donné une nouvelle perspective, une nouvelle façon de voir le monde, c’est-à-dire à travers les yeux de l’inclusion. » Pour Cintia, un autre jeune leader mondial de Special Olympics Argentina, l’inclusion se résume au respect mutuel. « Pour moi, l’inclusion signifie que toutes les personnes, avec ou sans handicap, peuvent vivre ensemble et se respecter mutuellement », dit-elle. En utilisant Teams, les jeunes leaders mondiaux comme Cintia et Catalina trouvent de nouveaux moyens de partager leurs points de vue et de créer le changement.

Créer le changement dans les communautés du monde entier


Special Olympics s’efforce de créer des liens et d’unir des individus de différents horizons pour créer un monde plus inclusif. Pour les responsables mondiaux de la jeunesse d’Olympiques spéciaux, les équipes s’alignent sur les valeurs du programme et soutiennent des méthodes de travail modernes et dynamiques au sein d’un réseau mondial. À la base, Olympiques spéciaux est un mouvement fondé sur l’autonomisation des individus pour créer un changement dans leurs communautés. « Special Olympics doit son succès au cours des 50 dernières années à des personnes qui défendent l’inclusion », déclare M. Hamrick. « Aujourd’hui, notre communauté de jeunes leaders mondiaux se connecte avec leurs pairs à travers le monde qui partagent un engagement pour le changement. » Grâce aux équipes, les jeunes leaders mondiaux d’Olympiques spéciaux travaillent dur pour faire du monde un endroit plus inclusif.

Les initiatives mondiales de leadership des jeunes se développent dans les équipes

Les jeunes leaders mondiaux du monde entier sont habilités à organiser des projets qui sensibilisent à la mission d’inclusion des Jeux olympiques spéciaux. Les communautés du monde entier bénéficient de l’impact social que ces jeunes leaders mondiaux créent grâce à leurs initiatives soutenues par les connexions qui se produisent dans Teams. À Special Olympics Albanie, Ina et Agjellos ont utilisé Teams comme plate-forme de collaboration pour travailler ensemble à l’expansion de la programmation Special Olympics Unified Champion Schools® dans le pays, qui vise à donner aux jeunes les outils et la formation dont ils ont besoin pour créer des environnements d’inclusion. L’initiative d’Ina et Agjellos visait à provoquer un changement systémique et à créer un climat d’inclusion en s’appuyant sur le sport. Ces jeunes leaders mondiaux ont réuni cinq écoles en équipes pour enseigner les meilleures pratiques en matière de promotion de l’inclusion et de modes de vie sains par le sport, tout en contribuant à façonner l’éducation en Albanie.

Grace et Jack, les jeunes leaders mondiaux de Special Olympics New Zealand qui ont collaboré avec Teams pour aider à développer une application de transport, considèrent les outils numériques comme un élément clé du soutien aux athlètes de Special Olympics. « Notre application aide les athlètes de Special Olympics à se sentir inclus car elle les rapproche les uns des autres », explique Jack. « Cela signifie qu’ils ne sont pas obligés de rester seuls à la maison. Cela signifie qu’ils ne doivent pas compter sur leurs amis et les membres de leur famille pour les emmener dans des endroits qui ne sont pas sur leur chemin. » Travailler ensemble pour faire de leur projet une réalité malgré les défis inattendus posés par le COVID-19 est une réussite en soi. « Ce que j’ai appris sur moi-même en travaillant sur ce projet, c’est que je peux rester positive et déterminée malgré les difficultés que nous pouvons rencontrer », déclare Grace. En fin de compte, Jack et Grace ont utilisé Teams pour créer une ressource précieuse pour leurs collègues athlètes Special Olympics, malgré le défi supplémentaire que représente COVID-19. « Teams nous permet de continuer à travailler ensemble lorsque nous ne pouvons pas être ensemble », déclare Jack. « C’est incroyable de pouvoir continuer à avancer et à travailler sur notre projet ….. »

De même, les responsables mondiaux de la jeunesse de Special Olympics Argentina ont utilisé Teams pour communiquer avec d’autres responsables mondiaux de la jeunesse en toute sécurité tout en respectant les restrictions COVID-19. Catalina et Cintia utilisent l’application Teams pour organiser des réunions bihebdomadaires destinées à maintenir la motivation et la santé des participants pendant la pandémie. « De nombreux athlètes [Special Olympics] se sentaient tristes ou seuls à cause de la quarantaine », explique Catalina. Avec leur projet, baptisé « Closer than Ever », Catalina et Cintia espèrent recruter 100 nouveaux jeunes leaders mondiaux et donner aux participants un sentiment de communauté et de soutien dans une période d’isolement. « Il est très important de prendre soin de la santé physique et mentale des athlètes [de Special Olympics] », explique Cintia. En utilisant Teams comme lieu de rencontre numérique pour partager leur passion pour l’inclusion, la vie saine et le leadership, Catalina et Cintia ont travaillé ensemble pour rapprocher leur communauté. « Ce qu’il y a de mieux dans le fait d’être un jeune leader [mondial], c’est que nous apprenons toujours sur l’inclusion », déclare Catalina. « Nous avons le devoir d’apporter toutes ces informations à la société, d’enseigner et de transmettre tout ce que nous savons. »

Gestion efficace des crises Soudainement, des milliers d’employés travaillaient désormais à distance. Cette évolution a exercé une pression énorme sur la plate-forme Skype for Business. Heureusement, l’équipe avait prévu que des personnes pourraient être amenées à travailler hors site et, quelques semaines auparavant, elle avait pris des mesures pour préparer l’infrastructure à l’accès à distance. Cette préparation comprenait la mise en place d’un tunnel partagé VPN. Avec le tunneling divisé, le trafic critique de Microsoft 365, comme les flux vocaux et vidéo de Teams, sont en mesure de contourner le VPN, ce qui évite le risque de saturation de l’infrastructure et améliore considérablement les performances. Les données sont cryptées en transit et envoyées vers une destination Microsoft de confiance, ce qui permet d’éviter les problèmes de sécurité tout en préservant les performances. De plus, comme l’ajoute Arole, « nous utilisons un proxy basé sur le cloud qui permet de protéger les clients même lorsqu’ils ne sont pas sur site. » Mais avec la montée en puissance du trafic, il est vite apparu qu’il fallait faire plus. Pour mieux comprendre les problèmes en jeu, la société s’est largement appuyée sur le tableau de bord de la qualité des appels (CQD) de Microsoft. « Nous utilisions le CQD tous les jours, plusieurs fois par jour, en particulier vers le mois de mars, lorsque tout le monde rentrait chez soi », se souvient M. Arole. « Nous voyons habituellement un taux de qualité de 99,5 % sur notre tableau de bord, et maintenant nous voyions des baisses, à certaines périodes, descendre dans la fourchette inférieure de 90 % et même dans la fourchette supérieure de 80 %. » L’équipe a creusé un peu plus loin, en examinant les scores Rate My Call (RMC) et d’autres informations anecdotiques. Cette enquête a permis de confirmer les mesures issues du CQD. « Nous recevions continuellement des rapports d’appels interrompus et de personnes ne pouvant pas partager de contenu. Et la plupart de ces problèmes étaient directement liés aux limites de l’environnement dédié dans lequel nous nous trouvions », explique M. Arole. L’équipe a agi rapidement. « Nous avons rapidement pris la décision d’avancer de quatre mois notre calendrier initial de déploiement de Teams, de septembre à avril », explique Arole. Les travaux de migration antérieurs de la société l’ont placée en bonne position pour gérer le calendrier accéléré. Comme le souligne Arole, « l’équipe a fait un travail remarquable pour préparer l’infrastructure avant que la crise ne survienne. » Mais les employés de l’entreprise seraient-ils prêts pour ce changement ? Ils étaient déjà en train de gérer une transition majeure vers le travail à distance. TMNA craignait d’ajouter une nouvelle couche de complexité. L’entreprise disposait d’une riche bibliothèque de matériel de formation en ligne et était sur le point de lancer des événements de formation sur site par le biais d’un réseau de champions. Mais maintenant que les restrictions COVID-19 sont en place, ce plan a dû être modifié également. L’entreprise a rapidement mis ses champions au courant, est passée à un modèle d’apprentissage virtuel, puis a attendu les réactions des utilisateurs. Le plan a fonctionné. Les utilisateurs étaient prêts et impatients de passer au mode Teams Only. Une raison en particulier a retenu l’attention : le passage à Teams Only offrait une expérience supérieure en matière d’audioconférence et d’appel, y compris Teams Phone pour les appels externes. Cette nouvelle ne pouvait pas mieux tomber. « À notre grande surprise, certains des sites distants que nous avions prévus plus tard dans le plan de déploiement nous ont appelés pour nous demander s’ils pouvaient passer à Teams encore plus tôt », explique M. Arole.

Vers le futur avec Teams Only

Des milliers d’employés de TMNA ont été transférés de Skype for Business à Teams au cours de trois week-ends. Le processus a été en grande partie automatisé et environ 10 000 utilisateurs ont migré à la fois, en commençant par les grands bureaux, puis en passant aux petits sites régionaux. Les utilisateurs ont constaté une augmentation immédiate des performances et les mesures l’ont prouvé. « La qualité du téléphone des équipes a été phénoménale », déclare Brian Callahan, directeur des plateformes de réseau et de collaboration, TMNA. « Nos scores RMC depuis la mise en œuvre ont toujours été de 4,8 à 4,9 sur 5. Avec Skype for Business, nous étions plus proches de 4,1, ce qui représente un bond extraordinaire. » M. Callahan ajoute qu’il pense que les scores des appels pourraient être encore plus élevés lorsqu’ils filtrent les facteurs à distance, comme les mauvaises connexions Internet à domicile. Alors que TMNA continue de récolter les avantages de Teams pour le travail à distance, elle cherche également à tirer encore plus de valeur de Teams lorsque les employés reviennent sur le lieu de travail. La fonction d’appel d’urgence dynamique, par exemple, est maintenant en place. Toutes les salles de réunion sont désormais Teams-ready. Il est même prévu de déployer Teams dans d’autres parties de l’entreprise où Skype for Business n’était pas disponible. Cela inclut les anciens systèmes téléphoniques de bureau, que l’entreprise prévoit de standardiser sur Microsoft Teams avec Teams Phone. L’entreprise envisage même d’abandonner progressivement des technologies comme ses anciens systèmes de radiomessagerie au profit de dispositifs pilotés par Teams. « Plus nous pouvons tirer parti de Teams sur tous nos canaux de communication, mieux c’est », déclare M. Arole.

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