La main-d’œuvre hybride introduira une flexibilité dont des millions de personnes ne disposaient pas avant la pandémie. Nous assistons déjà à de nouvelles expériences sur la façon dont les gens travaillent avec une semaine de travail composée de trois jours au bureau et deux jours à distance. Ce modèle de travail hybride a sa place, mais les entreprises doivent commencer à accorder plus d’attention aux processus et, surtout, aux personnes. Quelle que soit la configuration de travail hybride qu’ils finissent par privilégier, les employeurs doivent sérieusement s’adapter aux besoins des employés en sollicitant leur avis en cours de route.

L’argument commercial est clair : à une époque où la concurrence pour les talents est forte, la création d’une structure organisationnelle qui ne tient pas compte des préférences des employés peut entraîner un roulement du personnel, les employés partant à la recherche de plus d’opportunités et d’engagement, et des difficultés à attirer les candidats idéaux. De plus en plus, les relations avec les employés et leurs commentaires sont essentiels à la réussite des organisations. Selon une étude de Gartner research, les entreprises qui soutiennent l’ensemble de l’expérience de vie des travailleurs – en offrant de la flexibilité, en établissant des liens plus profonds entre l’employeur et l’employé et en créant un objectif commun – constatent un meilleur bien-être des employés et produisent 21 % de meilleurs résultats. Malgré les avantages, certaines organisations auront du mal à faire participer tous les employés à un retour d’information et à un processus décisionnel aussi essentiels.

Pourtant, c’est possible. Cela commence avec l’entreprise qui attend de ses dirigeants qu’ils 1) connaissent leurs équipes de travail et le travail effectué, 2) comprennent l’impact de l’équipe sur les autres secteurs de l’organisation, et 3) gèrent leur partie de l’opération comme une petite entreprise qui peut s’adapter aux besoins des clients. La participation à toutes les décisions importantes (qui peut se traduire simplement par une contribution et un retour d’information) crée le sentiment de valeur qui incite les gens à rester dans une organisation. Ce n’est pas une bonne chose, c’est une nécessité.

Il est également essentiel que les employeurs américains adoptent une variété d’options de travail hybride ; plus que jamais, il est reconnu qu’il n’y a pas de taille unique. Avec l’arrivée de la main-d’œuvre hybride, nous allons commencer à voir des entreprises appliquer leurs propres systèmes qui conviennent le mieux à leur culture. Le temps nous dira quelles entreprises réussiront avec leurs structures hybrides et lesquelles ne réussiront pas, et comme notre société a tendance à se tourner vers les entreprises qui réussissent pour imiter leurs processus, les tendances du marché et des affaires nous obligeront à porter une attention constante au succès d’une approche donnée.

Pourquoi les gérants devraient entamer des conversations visant à solliciter des commentaires ?

Les travailleurs ont tellement de choix en termes de lieux de travail qu’il est peu probable qu’ils restent longtemps dans une organisation qui n’apprécie pas leurs opinions. Bien qu’il soit idéaliste pour les dirigeants d’essayer de répondre aux besoins individuels de chaque personne, ceux qui ont plus de flexibilité pour travailler avec leurs équipes (au lieu de se contenter d’exécuter un décret d’entreprise) sont mieux équipés pour augmenter la fidélisation. Bien entendu, les hauts dirigeants doivent comprendre la valeur du feedback des employés pour que les gestionnaires soient ainsi responsabilisés.

Récemment, je me suis entretenu avec le président d’une grande entreprise qui avait mis en place une politique 50/50 – moitié travail à distance, moitié travail au bureau – dans l’intention positive de concilier les exigences organisationnelles et le désir de flexibilité de la main-d’œuvre. Cette approche avait rencontré quelques difficultés. Par exemple, un membre du personnel était nécessaire au bureau mais a refusé de venir parce qu’il s’agissait d’un jour de travail à distance prévu. C’est bien sûr inacceptable – cela revient à dire « ce n’est pas mon travail ». Il fallait donc clarifier les attentes. Un autre problème était que les nouveaux employés embauchés pendant la pandémie ne progressaient pas aussi rapidement en termes de performance que ceux qui avaient été intégrés en personne.

Heureusement, ce dirigeant apprécie les commentaires des employés et est ouvert à l’idée de les utiliser pour améliorer la politique. Lors de la discussion, nous avons pensé à une pratique consistant à faire travailler les nouveaux employés à temps plein sur place pendant le premier ou le deuxième mois – selon ce qui convenait le mieux. En fin de compte, le chef d’entreprise a décidé que la politique 50/50 était un bon début et qu’elle devait être considérée comme une situation évolutive, avec des attentes claires et un retour d’information et des suggestions de la part des employés.

Ces stipulations de feedback récurrent et d’attentes claires sont la clé du succès d’une politique. Si vous êtes un dirigeant qui doit faciliter une collaboration plus efficace entre les employés et l’employeur autour de politiques de travail hybride, commencez par suivre ces étapes pour établir des horaires et procéder à des ajustements permanents :

1. Apprenez les circonstances dans lesquelles les membres de votre équipe se développent.

L’adage selon lequel il faut « garder une distance professionnelle avec ses employés » est un anathème pour créer une grande culture. Des recherches ont établi que les relations avec les patrons et les superviseurs sont essentielles à la satisfaction professionnelle des employés et, par conséquent, à leur bien-être. Les superviseurs ne peuvent pas se permettre de ne pas cultiver cette relation lorsqu’ils guident une équipe dans la transition vers la flexibilité ; ils doivent se brancher pour s’assurer que les employés sont engagés.

Un supérieur connecté connaît les membres de l’équipe sur une base personnelle et comprend les circonstances individuelles dans lesquelles ils travaillent le mieux et s’épanouissent en tant que personne et en tant que travailleur.

Pour découvrir les motivations des employés, les responsables peuvent leur poser les questions suivantes :

• Quels sont vos objectifs à court et à long terme dans votre carrière ? Qu’est-ce qui pourrait se mettre en travers de votre chemin ?
• Qu’est-ce qui vous fait sentir valorisé au travail ?
• Qu’est-ce que vous aimeriez passer moins de temps à faire ?
• Quels processus d’entreprise pourrions-nous mettre à jour pour créer de l’efficacité ?
• Quels outils ou processus vous aident à vous sentir inclus et engagé ?

Pour découvrir les besoins des employés, les responsables peuvent poser les questions suivantes :

• Où avez-vous le sentiment d’être le plus productif : au siège du bureau, dans un « troisième lieu » comme un café avec vos collègues, en travaillant à domicile, ou en travaillant dans une combinaison de lieux ?
• Quels sont les horaires de travail qui favorisent le mieux votre bien-être général ?
• De quels outils avez-vous besoin pour bien faire votre travail ?

Poser ces questions et écouter attentivement les réponses peuvent révéler des indices sur le niveau actuel d’engagement des employés et sur les changements de politique qui pourraient le favoriser ou l’entraver.

2. Assurez-vous que les besoins de l’entreprise sont clairs, puis établissez un calendrier en conséquence.

Avant de procéder à des changements, assurez-vous que toute l’équipe est au clair sur les besoins de l’entreprise pour répondre aux attentes des clients. Une fois que ces paramètres généraux ont été définis, l’équipe peut faire preuve de souplesse à l’intérieur de ceux-ci. Notez que tout en créant de la clarté, les employés ajustent leurs performances de manière positive ou négative pour répondre aux attentes des dirigeants à leur égard – un phénomène connu sous le nom d’effet Pygmalion. Dans ce contexte, il est important d’aborder toutes les conversations dans le but de créer un climat de réussite.

Pour découvrir les besoins en matière de productivité et de collaboration, vous pouvez poser les questions suivantes :

• Les repères, les objectifs et les calendriers de l’équipe sont-ils clairs ?
• Comprenez-vous ce que l’on attend de vous et ce qui constitue une performance réussie ?
• À quelle fréquence communiquez-vous entre équipes ou avec les clients ? À quelles heures vous chevauchez-vous le plus souvent ?

Pour aller au cœur des préférences individuelles, vous pouvez demander :

• Avez-vous des questions sur votre rôle dans la réalisation de la vision de l’entreprise ?
• Qu’est-ce qui vous aide à vous concentrer ? Qu’est-ce qui vous distrait ?
• Quelles sont les méthodes de communication qui vous conviennent le mieux pour travailler au sein de l’équipe ? Entre les équipes ? Avec les clients ou les parties prenantes externes ?

Grâce à une bonne compréhension de l’objectif de l’équipe et de la manière dont elle s’intègre au reste de l’organisation, le manager devrait être en mesure d’amener l’équipe à trouver un emploi du temps viable qui soutienne les objectifs de l’entreprise en matière de collaboration et de productivité, tout en tenant compte des préférences individuelles.

3. Cherchez à savoir si l’horaire fonctionne bien.

Une fois l’horaire hybride et la politique en place, les responsables doivent faciliter les discussions périodiques de l’équipe sur les aspects de l’horaire qui fonctionnent et ceux qui ne fonctionnent pas. Des recherches ont révélé que certains gestionnaires ignorent activement les idées des employés parce qu’ils s’identifient fortement au statu quo, mais il est important que les dirigeants encouragent la rétroaction récurrente et adoptent des politiques ajustables pour répondre aux besoins de l’organisation.

Par exemple, les superviseurs pourraient réunir l’équipe une fois par mois et poser des questions telles que :

• Quels avantages avez-vous retirés de la politique hybride ?
• Quelles sont les difficultés que vous avez rencontrées ?
• Devrions-nous faire des ajustements au cours du prochain trimestre dans notre façon de collaborer ?

Il est important de considérer l’état actuel comme une expérience qui peut être modifiée au fil du temps en fonction de l’évolution des circonstances. Si vous recevez des critiques élogieuses sur votre politique au cours du premier trimestre, ne vous contentez pas de l’appliquer et de l’oublier. Continuez à mettre en place des suivis pour vous assurer que vos lieux, vos personnes et vos politiques sont tous alignés sur les objectifs de l’entreprise et les besoins des individus, autant que possible.

L’époque du contrôle descendant et de la gestion uniforme n’est pas seulement dépassée, elle constitue également une menace pour la survie d’une organisation dans un avenir qui récompense la rapidité et la flexibilité. Assurez-vous de conserver cette flexibilité en entamant la conversation dès maintenant et en la nourrissant pour maintenir l’engagement des employés à chaque changement de l’entreprise.